Planificación de operaciones. Conferencia I. ¿Qué es la planificación?

15.08.2021

INTRODUCCIÓN

Planificar, planear, elaborar el proyecto o crear el esquema estratégico de la empresa pueden ser sinónimos intercambiables para los objetivos de esta conferencia. Es entonces la categoría principal para esta asignatura e iremos a ella una y otra vez en el desarrollo. Nos atrevemos a decir que es la principal categoría de todo el curso del emprendedor, imprescindible e ineludible en su trabajo; punto de partida de todo lo demás.

Muchos seres animales hacen cosas, a veces muy complejas. Las abejas crean el panal y la miel, los pájaros y otros seres vivos el nido, etc., pero sólo el ser humano crea cosas nuevas, diferentes a las que ya existen y las concibe teóricamente antes de que se hagan realidad. Se trata de que nosotros las planificamos, es decir creamos un retrato de cómo sería y una guía de operaciones de cómo vamos a ir desarrollándola hasta que sea una realidad.

El establecer una imagen de cómo sería lo que queremos es una tarea de esa parte del intelecto que se llama imaginación y al principio es un tanto artística y bastante emocional; constituye el motor impulsor para seguir pensando porque a partir de ese punto hay mucho que hacer.

Nos imaginamos el primer paso del emprendedor como un individuo a la orilla de un ancho río que visualiza algo del otro lado y se le antoja que quiere llegar. La "cosa" puede existir en la otra rivera o debe ser creada. Lo importante aquí es que hay un camino para recorrer.

La "cosa" puede ser muchas cosas a la vez (siempre lo es) pero están en interdependencia, unos aspectos necesitan de los otros. Generalmente a la forma fundamental u objetiva le llamamos la empresa, pero no quiere decir que sea el motivo detonante, o sea el incentivo.

Puede que el emprendedor necesite dinero, prestigio, emplear su tiempo libre en algo creativo, asegurar una vejez tranquila, lograr tener una vida diferente a la que nos impone la rutina social, etc. o todas esas cosas a la vez, y entonces se da cuenta de que necesita crear una empresa para satisfacer esas necesidades iniciales, pero no está inmediatamente después de toser y cantar, sino, al otro lado del río imaginario.

La empresa es el medio que resolvería las necesidades sugestivas espirituales del emprendedor y por eso la idealiza viéndola con belleza, hasta cierto punto un tanto romántica, pero en el fondo filosófico es sólo un artefacto al servicio de nuestras necesidades psicológicas y espirituales.

Teniendo en cuenta que el emprendedor para poder posicionarse triunfalmente del otro lado de nuestro río imaginario no puede hacer cosas que ya existen su empresa debe tener como categoría imprescindible la novedad. Si hace lo mismo que otro y está haciendo una empresa online (que es el caso que más frecuentemente que tratamos aquí) está fracasado desde el principio, porque la otra rivera a la que quiere llegar se llama Internet y no perdona la mediocridad.

Llegado este momento el emprendedor debe darse cuenta de que está jugando en las grandes ligas, dicho en otras palabras, se va a enfrentar a las más altas exigencias y tendrá que convertirse en un estratega. Por tanto, a partir de ahora emprendimiento y estrategia son sinónimos locales. Luego entonces, sin querer abusar del lenguaje bélico, se trata del general que planifica la guerra hasta tomar la otra rivera del río y crear un nuevo estado que deslumbre al mundo por sus características.

La planificación de operaciones con un enfoque sistémico y procesal es el conjunto de sabiduría más generales que le va a permitir realizar un plan de acción, batalla por batalla, desde la rivera del río donde se encuentra hasta, con el cruce del río con todos los obstáculos previsibles, llegar a la otra orilla y fortificarse para que su victoria perdure.

Pero antes de crear una estrategia tenemos que conocer los elementos teóricos básicos y es por eso por lo que esta conferencia estará concentrada en elaborar un sistema de ideas acerca de lo que es planificar.

DESARROLLO

Cuando el emprendedor descubre qué es lo que resolvería el problema o sistema de problemas para satisfacer sus necesidades habría dado un paso muy importante. Localmente lo que el individuo ha visualizado es qué campo empresarial sería el más adecuado para realizar sus sueños y al continuar afinando idearía un tipo de empresa más concreta. Todavía no comienza la planificación, científicamente hablando en el sentido estricto de esta asignatura, pero ya está inmerso emocional y empíricamente en un proyecto.

Muchos teóricos del asunto limitan el concepto al proceso de planificación de la estrategia para lograr el objetivo. Esto es válido para miles de millones de empresas cuando el único objetivo es trasladarse de un lugar a otro, como los viajes en el espacio. Sin embargo, el emprendimiento comercial involucra a individuos que van a construir algo de la nada, o sea tienen que inventar, crear o recrear el objetivo, con la exigencia de que debe ser algo nuevo.

De manera que la panificación como proceso para la mayoría de los emprendedores comienza en el qué y posteriormente pasarían al cómo, que sería el sistema de tareas tácticas y estratégicas para construir la empresa.

Pudiéramos considerar que tiene cierto carácter de ley científica que a mayor conocimiento de las características de la empresa que queremos construir con mayor precisión y claridad podríamos lograr el sistema táctico estratégico para construirla. De esta manera el proceso de panificar tendría dos grandes plazos en la concepción primaria:

1. El objeto meta, que es la descripción de la empresa en todas sus cualidades físicas e intelectuales. Como que se trata de algo novedoso, aunque el emprendedor sea un licenciado en ese campo, conlleva a un proceso de estudio preliminar, donde tiene que concebir las características funcionales y dinámicas juntamente con los resultados esperables. En la literatura teórica los estudiantes van a encontrar muchos artículos que definen esta etapa como la solución del problema y la pasan por alto.

Plantearse el problema era hace algunos años crear una pregunta y esto puede provocar confusión en cuanto a los códigos establecidos por la metodología y los nuevos códigos que han ido surgiendo rápidamente en estos años. Para la planificación de operaciones los cuestionamientos son sólo una subetapa de la elaboración del objeto meta: la etapa del qué quiero.

Para lograr el qué quiero, el planificador serio y apegado a la ciencia debería lograr una descripción lo más ampliamente detallada y aplicando rigores de lenguaje de acuerdo con todas las herramientas que tenga a su alcance incluyendo las matemáticas y la teoría de los sistemas. Ese conjunto de ideas que retratan científicamente la meta a la que vamos a llegar es aquí en este curso lo que podemos llamar sin lugar a duda el planteamiento del problema.

No se puede establecer una estrategia ni su sistema de tácticas para algo desconocido, aunque, dicho sea de paso, el retrato científico de nuestro objeto meta siempre será una aproximación teórica por cuanto es algo por lograr, y de hecho dinámico, pero así es la ciencia y es mejor que así sea, porque de otra manera, estaríamos dando pasos torpes de ensayos y errores.

Las empresas son dinámicas y se mueven en el tiempo, por tanto, la descripción científica que hacemos preliminarmente puede tener en cuenta no sólo el conjunto de partes en sus relaciones internas sino también las posibles evoluciones en un tiempo prudencial y plausible una vez lograda. No necesariamente, estas etapas posteriores de evolución van a ser objeto de la parte de la planificación, pero sí van a influir en una estrategia más ajustada a la realidad.

2. La de planificación de la estrategia parte de la claridad de adonde queremos llegar y estrictamente se refiere a la solución por etapas, o sea proceso, del problema de construcción de dicha empresa ya idealizada. La definición de táctica en nuestro curso es cada subproceso dentro de cada etapa. Cuando entremos en teoría de sistemas complicaremos un poco el asunto, pero por el momento entendamos que un cuasi algoritmo que abarque desde el inicio hasta lograr el objetivo constituye el proceso estratégico.

De manera que la estrategia nos va dando una visualización de nuestra empresa en cortes longitudinales, aunque dicha estrategia no sea necesariamente lineal. La mayoría de los teóricos de este asunto conciben estas etapas de planificación que preferimos ir definiendo en la medida en que vamos enumerándolas:

A) Identificación del problema:

Como que ya identificamos el gran problema, aquí estaríamos hablando de los subproblemas referidos a cada etapa. Yo preferiría decir que nuestro problema principal ahora es definir cada tramo de construcción de nuestra empresa.

Como que ya sabemos el todo a lograr por la descripción general en el paso 1, ahora necesitamos concebir los pasos fundamentales del edificio.

Para determinar cada paso hay que ir a la descripción del objeto meta o solución del problema. Estamos creando un proceso, en su momento teórico, y no debemos olvidar que se pondrá en práctica por tanto no podemos andar por arenas movedizas.

De esta manera es mejor tomar todas las alternativas posibles por lo cual requiere de nuevo estudiar. Pero como se trata de fijar etapas la pregunta fundamental es ¿qué sería óptimo para que se fije en la primera etapa o plantee aquí? Y así sucesivamente etapa por etapa.

Ahora bien, hay una pregunta que es fundamental plantearnos: ¿qué determina una etapa, además del todo concebido en el paso 1?

Tratándose de un proyecto comercial pudiéramos jugar con la esperanza de determinado nivel de construcción que nos permita generar algunas ganancias contra el presupuesto para seguir creciendo. No todas las etapas en este tipo de empresa debieran ajustarse a este criterio porque una o varias iniciales se van a ir ajustadas estrictamente a los presupuestos de dinero o tiempo que tenemos disponible y que pudieron calcularse de modo general al principio.

Algunas empresas de tipo culturales ajustarían cada etapa al presupuesto inicial ya que la ganancia no es el objetivo.

De modo general, y muy teórico por el momento, podemos decir que cada etapa está determinada por una nueva cualidad o conjunto sistémico de cualidades que aparecen por primera vez en la construcción de nuestro "edificio" empresarial, lo que sucede es que para que el trabajo dé lugar a lo nuevo se necesitan acciones que son las que componen el subproceso de cada etapa y estas acciones tienen cualidades condicionadas por nuestras potencialidades, capacidades, gastos y circunstancias ambientales

Pongamos un ejemplo (con intenciones analógicas simples): nuestra empresa consiste en obtener una cantidad x de vapor de agua a partir de hielo a una temperatura de menos 5º grados centígrados a nivel del mar. De acuerdo con nuestro presupuesto sabremos la cantidad de energía que tendremos por medida de tiempo y esto determinará si necesitamos una o dos etapas. En caso de un alto presupuesto inicial pagaríamos por tal cantidad de energía que nos vaporice el agua explosivamente desde que la pongamos en contacto con el calor. En caso de que el flujo presupuestal en medida de tiempo nos alcance solamente para ir paso a paso tendremos que determinar dos etapas, una en que obtendríamos el agua líquida como etapa previa (nueva cualidad) y otra donde llevaríamos el agua de líquida a gaseosa (cualidad final).

B) Desarrollo de alternativas: La construcción de una planificación de operaciones para lograr una nueva empresa no es un asunto que podamos lograr esclarecer desde la primera conferencia de un curso que en definitiva estaría casi por completo al servicio de esta causa. Por eso queremos decirles a priori que el desarrollo de alternativas será objeto de estudio desde diferentes puntos de vista en conferencias posteriores.

Si tengo alternativas es porque el nivel de complejidad de mi empresa lo requiere. Las alternativas no son sacadas de las mangas como los conejos del mago, ni obedecen al criterio de por si acaso: existen porque usamos la lógica de las probabilidades en la planificación de nuestras etapas y las leyes de las ciencias de este campo nos determinan apriorísticamente las posibilidades de cambiar la ruta del desarrollo.

Donde las alternativas sólo ocupen espacio teorético sofisticado no deben plantearse. Sin embargo, dado que la complejidad del espacio en que nos movemos puede ser inmensamente grande dando lugar a procesos concebibles sólo como holísticos las alternativas pueden estar con mayor frecuencia de lo esperado mientras no conocemos la profundidad de la etapa. Las alternativas son variantes de soluciones para variables de condiciones. No es lo mismo el planteamiento de alternativas como hipótesis de estudio para planificar la sub-estrategia de la etapa que la alternativa que debe quedarse porque existe la probabilidad de que tengamos que tomar decisiones en cualquier momento en que se den ciertas condiciones. La primera no pasa al plan porque se soluciona en el proceso de planificación, valga la redundancia, ya que se llega a la conclusión de que no hay probabilidades de eventos que varíen los resultados esperados.

C) Ejecución del plan.

Antes de este punto teníamos un plan de acción dinámico que realizamos por medio del proceso de planificación sin embargo, aunque conceptualmente parezca una contradicción antagónica, la ejecución de este proyecto se convierte para el emprendedor en una continuación de la planificación de operaciones, porque tiene que aplicar las alternativas tomando decisiones oportunas y porque el medio ambiental y temporal están en constante movimientos y surgen problemas que determinan la validez de la táctica.

Para nosotros la toma de decisiones no es una etapa más sino una condición perenne de la ejecución de cualquier plan.

El enfoque por niveles de nuestra empresa determinará que oficiales tomarán que tipo de decisiones y cuando hacen entrada los niveles superiores y esto es algo que veremos en el curso más adelante y se refiere a la estructura del plan en su sentido transversal.